Datenschutzerklärung der Flextime GmbH

Datenschutzerklärung der Flextime GmbH

Stand: Jänner 2026

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1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO):

Flextime GmbH
Hauptstraße 72a, 8301 Laßnitzhöhe
Telefon: 0043 5 72 73 730
E-Mail: service@flextime.at

Datenschutzbeauftragter: Henrik Pilz

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2. Allgemeine Informationen zur Datenverarbeitung

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, insbesondere:

• Name, Anschrift, Kontaktdaten
• Geburtsdatum
• Bewerbungsunterlagen
• Vertrags-, Einsatz- und Abrechnungsdaten
• Bankverbindungen
• Kommunikationsdaten

Die Bereitstellung personenbezogener Daten erfolgt freiwillig, ist jedoch teilweise erforderlich, um Bewerbungs-, Vertrags- oder Dienstverhältnisse zu begründen oder abzuwickeln.

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3. Bewerber-Datenschutzerklärung

3.1 Zwecke der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Bewerber:innen zum Zweck:

• der Bearbeitung und Bewertung von Bewerbungen
• der Prüfung fachlicher und persönlicher Eignung
• der Vermittlung an Kundenunternehmen
• der Begründung eines Dienst- oder Arbeitsverhältnisses
• der Aufnahme in einen Bewerberpool (nur mit gesonderter Einwilligung)

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3.2 Verarbeitete Datenkategorien

• Stammdaten (Name, Adresse, Geburtsdatum)
• Kontaktdaten (Telefon, E-Mail)
• Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse, Qualifikationen)
• Notizen aus Bewerbungsgesprächen
• Einsatz- und Verfügbarkeitsinformationen

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3.3 Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Verpflichtungen)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizientem Bewerbermanagement)
• Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO (arbeits- und sozialrechtliche Verpflichtungen)

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3.4 Weitergabe von Bewerberdaten

Bewerberdaten werden nur weitergegeben, wenn dies zur Durchführung der Personalvermittlung oder Zeitarbeit erforderlich ist, insbesondere an:

• potenzielle Beschäftiger / Kundenunternehmen
• Lohnverrechnung, Steuerberater
• Behörden und Sozialversicherungsträger

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3.5 Speicherdauer von Bewerberdaten

• erfolglose Bewerbungen: maximal 7 Monate
• Bewerberpool: bis Widerruf der Einwilligung
• bei Zustandekommen eines Dienstverhältnisses: gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen

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4. Verarbeitung personenbezogener Daten im bestehenden Dienstverhältnis

4.1 Zwecke der Verarbeitung

Sobald mit Ihnen ein Dienst- oder Arbeitsverhältnis begründet wurde, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zur ordnungsgemäßen Abwicklung dieses Dienstverhältnisses.

Dies umfasst insbesondere die Verarbeitung von Daten im Zusammenhang mit:

• der Lohn- und Gehaltsabrechnung
• der Anmeldung und Abwicklung bei Sozialversicherungsträgern
• der Erfüllung arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtlicher Verpflichtungen
• der Einsatz-, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung
• der Personal- und Einsatzplanung
• der Dokumentation von Qualifikationen und Vordienstzeiten
• der Wahrnehmung von Rechten und Pflichten aus dem Arbeitsverhältnis

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4.2 Verarbeitete Datenkategorien im Dienstverhältnis

• Identifikations- und Kontaktdaten
  (Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit)
• Beschäftigungsbezogene Daten
  (Einsatzort, Tätigkeitsbereich, Arbeitszeiten, Qualifikationen, Einsatzhistorie)
• Abrechnungs- und Finanzdaten
  (Bankverbindung, Entgeltbestandteile, Zulagen, Abzüge)
• Sozialversicherungs- und Steuerdaten
  (Sozialversicherungsnummer, lohnsteuerrelevante Daten)
• Bewerbungs- und Personalstammdaten
  (Lebenslauf, Zeugnisse, Weiterbildungen)
• Kommunikationsdaten
  (dienstliche Kommunikation im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis)

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4.3 Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Soweit gesetzlich erforderlich, verarbeiten wir besondere Kategorien personenbezogener Daten, insbesondere:

• Gesundheitsdaten (z. B. Arbeitsunfähigkeitsmeldungen, Mutterschutz),
  ausschließlich im gesetzlich zulässigen Umfang

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4.4 Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Arbeitsvertrags)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Verpflichtungen)
• Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO (Arbeits- und Sozialrecht)

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4.5 Speicherdauer im Dienstverhältnis

• für die Dauer des aufrechten Dienstverhältnisses
• nach Beendigung:
  • arbeitsrechtliche Daten: 3 Jahre
  • abrechnungsrelevante Daten: 7 Jahre
  • Daten zur Ausstellung von Dienstzeugnissen: bis zu 30 Jahre, soweit erforderlich

Eine längere Speicherung erfolgt nur bei gesetzlichen Verpflichtungen oder zur Geltendmachung bzw. Abwehr von Rechtsansprüchen.

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5. Datenverarbeitung von Unternehmen, Ansprechpartnern und Geschäftspartnern

Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Ansprechpartnern bei Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern zur:

• Vertragsabwicklung
• Kommunikation
• Geschäftsentwicklung

Rechtsgrundlage:
Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO

Die Speicherdauer richtet sich nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, in der Regel 7 Jahre.

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6. Website, Kommunikation und Kontaktanfragen

Bei Kontaktanfragen per E-Mail oder Kontaktformular verarbeiten wir die übermittelten Daten ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Rechtsgrundlage:
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

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7. Cookies & Website

Unsere Website verwendet Cookies, um die technische Funktionalität sicherzustellen.

• technisch notwendige Cookies
• optionale Cookies nur nach vorheriger Einwilligung

Die Verwaltung erfolgt über ein Cookie-Consent-Tool. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen.

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8. Server-Logfiles

Beim Besuch unserer Website werden automatisch folgende Daten erhoben:

• IP-Adresse
• Browsertyp
• Betriebssystem
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs

Diese Daten dienen ausschließlich der Systemsicherheit und Fehleranalyse.

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9. Datensicherheit

Wir setzen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen.

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10. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft
• Berichtigung
• Löschung
• Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit
• Widerspruch
• Widerruf erteilter Einwilligungen

Beschwerden können an die österreichische Datenschutzbehörde gerichtet werden.

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11. Kontakt

Flextime GmbH
Hauptstraße 72a, 8301 Laßnitzhöhe

E-Mail: service@flextime.at